1.1 Secretaria da instituição de ensino
A estrutura de Recursos Humanos da Secretaria do Instituição de Ensino é composta pelo: secretário (a) escolar e seus auxiliares, exercida por profissionais habilitados para o cargo de Técnico Educacional, com escolaridade de nível médio, cujas atribuições foram definidas nos termos da Lei Complementar nº 680/12, da seção IV, inciso II, artigo 17, com suas alterações previstas nas Leis Complementares nº 867 e nº 887 e do Regimento Escolar.
1.2 Atribuições gerais
Aos funcionários em exercício - Secretário Escolar e Auxiliar de Secretaria cabe o registro e a manutenção da trajetória escolar dos estudantes, conforme as atribuições descritas a seguir:
O Secretário Escolar exerce atividades relacionadas à secretaria escolar, conforme designação do Diretor da instituição de Ensino. É o responsável pela equipe que compõe a secretaria escolar e possui, entre outras, as seguintes competências:
I - Inserir e atualizar todos os dados da Instituição de Ensino;
II - Inserir e atualizar todos os dados cadastrais dos
estudantes;
III - Realizar rematrículas dos estudantes;
IV - Realizar a Chamada Escolar, conforme Portaria específica;
V - Efetivar matrículas;
VI - Recepcionar no Diário Eletrônico os servidores da Instituição de Ensino;
VII - Implantar, quando necessário, novas turmas de estudantes;
VIII - Inserir matriz curricular;
IX - Registrar as notas de estudantes por eliminação de componentes curriculares;
X - Expedir relatórios, ficha individual, boletim, ata de resultados finais, histórico escolar, certificados, diplomas, declarações de vaga, entre outros documentos inerentes à escrituração escolar;
XI - Alimentar o sistema Educacenso e cumprir os prazos determinados pelo INEP. Importante! O secretário escolar é designado para o exercício da função por meio de Ato do Secretário de Estado da Educação, formalizado por Portarias. Suas atribuições estão previstas no Art. 72 do Decreto nº 9053/2000 e Art. 84 do Decreto nº 23.444/2018.
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Guia de Orientações Básicas em Legislação Educacional: procedimentos de escrituração e inspeção escolar. 10ª Edição/2025 – Gerência
de Inspeção Escolar - GIE/CIRCAE/ DGE/SEDUC
Aos Auxiliares de Secretaria cabe desenvolver atividades no âmbito da organização escolar, relacionadas à execução de ações envolvendo a secretaria, bem como o atendimento a estudantes e à comunidade, de acordo com as necessidades da instituição de Ensino. São atribuições:
I – Organizar e manter atualizadas as pastas individuais dos estudantes, procedendo ao registro e à escrituração relativos da vida escolar, especialmente quanto à matrícula, frequência e histórico escolar;
II – Providenciar a elaboração de diplomas, certificados de conclusão de ano e de curso, aprovação em componentes curriculares e outros documentos relativos à vida escolar dos estudantes (conforme Resolução nº 202/2005-CEE/RO);
III – Expedir comunicados à equipe escolar sobre movimentação escolar dos estudantes;
IV – Inserir, manter e atualizar, no Diário Eletrônico, os dados referentes a cada estudante nas fichas de matrículas e nas fichas individuais, quando for o caso, tais como:
a) Efetivação de matrícula e manutenção, conforme documentação civil e atualização do endereço completo;
b) Registro de informações referentes à participação em programas de distribuição de renda ou caracterização de necessidades educacionais especiais;
c) Lançamento da movimentação escolar, tais como: transferência, ausências, abandono entre outras;
d) Acompanhar a inserção de frequência e de notas de cada estudante, por componentes curriculares, inseridos pelos professores, nas turmas sob sua responsabilidade;
e) Acompanhamento do rendimento escolar por estudante e por componente curricular, comunicando ao Gestor da instituição de Ensino;
V – Organizar e manter atualizado o protocolo, arquivo escolar, o acervo de leis, decretos, regulamentos, resoluções, portarias e demais comunicados de interesse da unidade escolar, responsabilizando-se pela guarda de documentos;
VI – Cumprir normas legais, regulamentos, decisões e prazos estabelecidos para a execução dos trabalhos de suas atribuições;
VII – Receber, registrar, preparar, distribuir e instruir expedientes e ofícios, encaminhando adequadamente;
VIII – Atender os servidores e estudantes da escola, prestando esclarecimentos sobre escrituração e legislação, sempre que necessário, consultando o Gestor da escola.
O pleno funcionamento da secretaria escolar está ligado diretamente relacionado ao perfil, às habilidades e às competências da pessoa responsável por sua coordenação, bem como dos auxiliares que nela atuam. Para que as atividades desenvolvidas neste setor sejam desempenhadas com eficiência, é importante uma formação adequada, além de características essenciais ao exercício das funções de secretário e auxiliar de secretaria, tais como:
Respeitar os outros e ser solidário;
Agir com honestidade;
Ser organizado e pontual;
Demonstrar facilidade de comunicação;
Estar aberto a novas aprendizagens;
Atender a todos com cordialidade e simpatia.
É DE RESPONSABILIDADE DA SECRETARIA ESCOLAR Registro da trajetória escolar do estudante; Realizar o registro de pessoal; Organizar e manter atualizados os arquivos e fichários que contém a escrituração escolar; Preparar a correspondência interescolar e extraescolar; Zelar pela guarda da documentação, bem como pelo processamento das informações que circulam interna e externamente na instituição de ensino.
1.3 Principais atividades e atribuições da escrituração escolar
A escrituração escolar é o registro sistemático de todos os fatos relativos à vida escolar do estudante e da Instituição de Ensino, com finalidade de assegurar, a qualquer tempo, a regularidade e a autenticidade dessas informações.
A secretaria da instituição de Ensino é o setor responsável por essa escrituração, cabendo-lhe registrar as ocorrências conforme a ordem e a sequência dos acontecimentos. Esses registros servem como documentos comprobatórios da trajetória escolar dos estudantes da trajetória funcional dos servidores e da própria história institucional da escola.
A trajetória escolar do estudante tem início com sua matrícula, sendo acompanhada por registros que documentam todo o seu percurso educacional.
